Gestiona las interrupciones, dicen los
libros: "Invita a esa persona a volver en 10-15
minutos"...
"Sí pero a mi jefe no puedo decirle eso".
Soy el Señor Lobo de la empresa! He leído algo de
gestión de tiempo y en muchos artículos se nos invita a gestionar las
interrupciones y los ladrones de tiempo. Siempre me encuentro con los 2
extremos:
El artículo del
nuevo gurú de gestión personal te dice: "Invita a esa persona a
volver en 10-15 minutos", "Establece un horario para reuniones",
"No aceptes la impuntualidad", "Termina las reuniones en el
tiempo establecido" y demás frase lapidarias que funcionan en los mundos
de Yupi... pero no en el mundo real latino... quizás en el anglosajón.
El mal gestor
de tiempo que te dice (siempre empezando por las misas muletillas "Sí
Pero"o "mi empresa en eso es especial"): "Sí pero a mi jefe no puedo decirle eso", "Sí pero
a mi mujer no puedo colgarle", "Sí pero al cliente hay que
atenderle" o peor: "es que soy su jefe y me debe respeto", "Aquí
mando yo! y quiero las cosas Ya!"...
Pues bien, a mi
entender, hay un término intermedio, y es tan sencillo, como comprender
que esas personas que causan la interrupción son CLIENTES y por tanto hay que
gestionarlos, hacerles sentir que sus necesidades son importantes para nosotros
y que pueden contar con toda nuestra atención.
Porque
hayamos leído un artículo de gestión de tiempo, nuestro jefe no va a
dejar de acercarse a nuestra mesa a soltarnos el próximo marrón y de un día
para otro vamos a mandarlo de vuelta a su despacho rebotado y sin su objetivo
cumplido. Hay que empezar poco a poco y con disciplina.
1. La
interrupción no la vas a evitar, pero si consigues que sea corta quizás no pierdas concentración,
así que acéptala y afrontarla con buen humor, concentración
y diligencia para limitarla a 30 segundos o 1 minuto.
2. Interrumpe
tú mismo la retahíla, que se te viene encima, al inicio de la
conversación, no dejes
que se alargue, justo después de la pregunta retórica: "Perdona, estás
ocupado?, Tienes 1 segundo?, Te puedo interrumpir?" o incluso si el
interlocutor tiene menos educación que el padre Apeles, es posible que haya
empezado directamente con "Tienes que hacerme esto, buscar
aquello..."
Ponle
Huevos, no es fácil y si es el jefe se te va arrugar el estómago (tengas el
cargo y la experiencia que tengas) pero interrúmpele: "Perdona, Sí, ahora
no puedo, estoy muy concentrado en esta tarea".
Las personas
respetamos la concentración, si le dices "Estoy ocupado" o
"tengo lío" o "estoy haciendo algo importante", pensará:
"Yo también, no te jode, por eso te vengo con el marrón" y no te
ganarás su atención.
3. sigue con la
justificación de porqué ahora no es buen momento. "Tengo la cabeza completamente
metida en esta tarea y no voy a poder atenderte con la atención que
necesitas". Hazle ver que comprendes que te necesita y que sus necesidades
son importantes para ti.
Es fácil de
entender: Tu jefe, te paga el sueldo, un cliente... también, tus compañeros te
ayudan a ti en otras ocasiones y tu equipo se come tus marrones, así que
definitivamente sus necesidades de atención son importantes para ti. Y si es tu
pareja... ni te cuento.
4. Proponle
otro momento para la interrupción, agéndalo si es posible: "voy a hacer una pausa en unos
minutos y te prometo que te atiendo", "Tengo una reunión en 3 minutos,
y después a las 12 estoy libre, te parece bien?". Obviamente, dependerá de
quien tengas delante.
Aquí yo uso una
elección muy personal: Si alguien establece una reunión en mi agenda en un
espacio "Libre" SIEMPRE la acepto y la atiendo puntualmente. Así
puedo realmente proponer que me inviten a una reunión para hablar del tema en
cuestión.
5. Evítale
molestias extra de volver a buscarte o perseguirte: "Yo mismo te envío la convocatoria
de reunión", "Enseguida me acerco a tu despacho y me cuentas"...
te prometo que no eres el único que te sientes imprescindible en tu trabajo, ni
el único en tu oficina que "es el primo que curra mientras los demás se
alivian los picores genitales"
6. Agradécele su
comprensión... "Gracias por entenderlo",
"Agradezco tu paciencia"... En este momento, en principio cualquier
interlocutor con 2 dedos de frente se alejará de tu mesa... y por educado que seas las
primeras veces, tú te quedarás pensando "de esta me despiden...",
"Seguro que me la devuelve..." y el interlocutor se irá mascullando:
"Menudo imbécil! se cree que es más importante...", "Vaya!
parece que esta persona no comprende la autoridad que me otorga mi posición...
tendré que disciplinarle..."
En el peor caso si insiste, córtale de nuevo, Sólo 1 vez más,
tampoco fuerces la cuerda, llevas años tragando interrupciones no necesitas que
este método funcione el primer día, además la persona percibirá tu molestia y
quizás el próximo día acepte tu propuesta.
7. Para mi esta es la parte más importante,
CUMPLE CON TU PALABRA. Establece un buen momento para atender
a esa persona y hazlo. Atiéndele con todos tus sentidos, sé puntual, utiliza la
escucha activa, toma notas, proponle mejoras y acepta de buen grado el marrón
si es necesario. Al fin y al cabo, trátala como el cliente que es y demuéstrale
la recompensa en atención, buen humor y predisposición que ha conseguido por no
haber forzado su interrupción a tu trabajo. En algunos casos aprovecho este
momento para enseñarles a establecer reuniones en mi agenda. Es un buen
momento, les has atendido bien, están satisfechos y receptivos.
Establece el
momento de atender la interrupción en función de las circunstancias, es posible
que tengas que interrumpir realmente la tarea que estabas haciendo para acudir
al despacho de tu jefe, pero al menos la interrumpes tú! y bajo tu control.
Gestiona los tiempos a medida que domines la técnica. Quizás los primeros días
puedes atender a esos clientes en 5 o 10 minutos después de su interrupción y
poco a poco usar la agenda, posponerlo para mañana o incluyo cuando seas
realmente bueno... hacerle ver a esa persona que su interrupción no era
realmente necesaria y un email o una nota eran suficientes.
8.- Coherencia
y Constancia: por más
dolor de estomago que te cause, repite este proceso con todo el mundo, siempre,
así nadie se sentirá denostado. Piensa que es un tema personal y de
comportamiento individual, si usas este método sólo para tu equipo, se sentirán
mal, desmotivados y aun así seguirán siempre interrumpiéndote.
Por otro lado, las
interrupciones son interrupciones siempre, ya sea teléfono o
presencial. Así que trátalas por igual.
9.- Premia el
respeto a tu tiempo: en
función de cómo te interrumpan devuelve tu atención proporcionalmente, Si te
solicitan una reunión en un buen momento, acéptala y acude.
Si te envían un mensaje para pedir tu atención, planifícalo, responde
y atiende al cliente. Y si por último, simplemente te interrumpen
repetidamente, atiende aleatoriamente para que perciban que cuando tú puedes ellos
no y sin algo de planificación no va a ser posible solucionarlo.
La recompensa: Podrás disponer de tu tiempo. Sólo te
interrumpirán si te apetece: A quien no le gusta una conversación de pasillo de
vez en cuando?. Las personas usarán tu agenda o incluso puede
que empiecen a utilizar la suya propia... Eso sería genial verdad? Es
posible que las cosas poco importantes ni si quiera te lleguen y que se
comprenda que no les puedes estar siempre solucionando sus problemas. ;-)
no eres Señor Lobo.
